Vous envisagez d’informatiser les processus de votre entreprise afin d’augmenter votre productivité. Mais vous hésitez à le faire parce que vous ne savez pas par où commencer.
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Quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise, c’est une bonne idée de travailler sur vos processus. Mais vous n’êtes pas obligé de les informatiser pour faire des gains intéressants. Et pour ça, vous n’avez même pas besoin de faire appel à des spécialistes.
Voici comment faire en 5 étapes :
1ère étape : Mobilisez toutes vos équipes concernées par le projet. Tout le monde doit pouvoir se l’approprier. Ainsi, vous n’aurez pas (ou peu) de résistance au changement. De plus, ces personnes sont les mieux placées pour vous suggérer des améliorations intéressantes puisqu’elles font le travail au quotidien. Elles doivent contribuer à toutes les étapes ci-dessous.
2ème étape : Le formalisme que vous allez utiliser pour représenter vos processus importe peu. Si vous en connaissez un, tant mieux. Sinon, vous pouvez en inventer un à vous.
Pour ma part, comme je veux que tout un chacun puisse comprendre ce que je fais, je m’en tiens à des choses très simples. Et ça fonctionne parfaitement. Voici un mini-guide et un exemple.
3ème étape : Mettez sur papier les processus tels qu’ils sont actuellement. Ne cherchez pas à faire d’amélioration pour l’instant. S’ils sont trop gros, ça peut compliquer leur représentation. Dans ces cas-là, divisez-les en « sous-processus » plus petits.
4ème étape : Repérez les portions de vos processus qui sont redondantes, et/ou inutiles et/ou à faible valeur ajoutée. Ce sont des pistes de simplification. Notez également toutes les suggestions d’amélioration formulées par vos équipes.
5ème étape : Concevez vos nouveaux processus en tenant compte de ces éléments. Représentez-les sur un nouveau document. Vérifiez qu’ils fonctionnent bien (sur papier), et lorsqu’ils sont au point, faites-en vos nouveau processus.
Si vous êtes intéressé à travailler vos processus de cette façon et que vous avez des questions, ou besoin de conseil, n’hésitez pas à les poser en commentaires.
#PME #TransformationNumerique